Per meglio organizzare la tenuta dell’archivio della scuola sia statale che paritaria riportiamo i riferimenti normativi principali  ed una tabella riassuntiva dei tempi e dei materiali da conservare.

Regio Decreto n° 653 del 4/5/1925 

Art. 13

I documenti relativi alle inscrizioni sono conservati nell'archivio dell'istituto finché l'alunno vi rimanga inscritto e per cinque anni successivi; dopo di che sono tenuti per un altro anno a disposizione degli interessati.

Art. 101

I documenti relativi all'inscrizione ad esami che non siano di maturità e di abilitazione sono conservati nell'archivio dell'istituto per il periodo indicato nell'art. 13. I documenti relativi alla inscrizione ad esami di maturità ed abilitazione sono restituiti dal presidente della Commissione al preside cui fu presentata la domanda, il quale ne curerà la conservazione per il periodo sopra indicato. Gli elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche di qualsiasi esame sono conservati per tutto l'anno scolastico successivo nell'istituto presso il quale l'esame si è svolto.

Circolare Ministeriale 17 luglio 1971, n. 231

Oggetto: Elaborati d'esame e documenti per l'iscrizione ai vari tipi di scuole e per l'ammissione agli esami

Com'è noto, il R.D. 4 maggio 1925, n. 653, agli articoli 13 e 101,

a) dei documenti prodotti da alunni e candidati per l'iscrizione ai vari tipi di scuole e per l'ammissione agli esami;

b) degli elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche di qualsiasi esame, compreso, perciò, quello di maturità.

I documenti di cui alla lett. a) sono conservati in archivio per almeno 6 anni dalla cessazione dell'appartenenza all'Istituto o dall'iscrizione all'esame; gli elaborati di cui alla lettera b) sono conservati, invece, "per l'anno scolastico successivo a quello in cui l'esame si è svolto" (art. 101.- ultimo comma).  Il Ministero dell'Interno - Direzione Generale degli Archivi di Stato, ha rilevato come, al termine dei periodi suddetti, lo scarto degli atti più sopra citati avvenga senza tener conto delle procedure previste dal D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1049, in base al quale ogni proposta di scarto deve essere avanzata dalle commissioni appositamente costituite ai sensi dello stesso D.P.R. n. 1049/1963.  Attesa la necessità della piena osservanza delle vigenti norme, questo Ministero e l'Amministrazione degli Archivi di Stato hanno concordato una procedura di semplificata, che dovrebbe arrecare il minimo intralcio al lavoro degli Uffici scolastici.  Dispongono, pertanto, che per l'avvenire le dipendenti istituzioni si attengano alle direttive che seguono.

L'esame e la valutazione degli atti più sopra descritti, al termine dei periodi indicati dal citato R.D. n. 653 del 4 maggio 1925, dovranno, ai sensi delle norme di cui all'art. 25 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, essere demandati, ai fini dello scarto, alle Commissioni di sorveglianza normalmente costituite in seno ai Provveditorati agli Studi, sulla base di appositi elenchi predisposti dagli istituti scolastici.  Tale procedura, come appare evidente, evita di dover costituire, come prevede l'art. 27 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409 predetto, tante commissioni di scarto per quanti sono gli istituti scolastici esistenti in ciascuna provincia.  L'Amministrazione degli Archivi di Stato, per conto suo, delegherà i Direttori degli Archivi di Stato provinciali ad approvare definitivamente le proposte di scarto che saranno loro inoltrate dalle commissioni di sorveglianza costituite presso i provveditorati agli Studi, sempre che, beninteso, le proposte di dette Commissioni siano state adottate all'unanimità e non siano intervenuti particolari motivi che consiglino una più lunga conservazione.  Gli Istituti e scuole di istruzione artistica invieranno anch'essi gli elenchi di cui sopra alle Commissioni di controllo presso i Provveditorati agli Studi.  Confido nella scrupolosa osservanza dei criteri più sopra indicati, che riflettono effettivi obblighi di legge.

Circolare n° 44 del 19/12/2005  della Direzione Generale per gli archivi - Archivi delle Istituzioni Scolastiche 

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Tabella -   Tempi minimi di conservazione dei principali tipi di documenti amministrativi e contabili

A - Illimitata

B - Almeno 10 anni

C -  Almeno  6 anni

D – Almeno 1 anno

E - Campione  1 anno ogni 10

N.B. : nel caso di campione a conservazione permanente un anno ogni dieci (* ultima colonna a destra), si suggerisce per omogeneità di non scartare i documenti relativi agli anni scolastici terminanti in 7/8, es. ‘67/’68, ‘77/’78 etc.                                       

Altre informazioni in  http://archivi.beniculturali.it/    Sistema archivistico nazionale Ministero Beni e Attività culturali