Privacy: nuovo regolamento

  Nuovoregolamento privacy, Registro trattamento attività: istruzioni ed esempicompilazione

Orizzontescuola – 8/8/2018 - redazione


Il Miur, con nota n. 877 del 03/08/2018, ha trasmesso alle scuole uno schemadi Registro delle attività di trattamento per le istituzione scolastiche,previsto dal Regolamento europeo sul trattamento dei dati personali.

Al fine di supportare le scuolenella corretta compilazione del Registro, inoltre, è stata fornita allemedesime un’apposita “Guida operativa”.

Insieme allo schema di registro ealla guida operativa, è stata pubblicata una nota metodologica, che illustra lametodologia utilizzata per la compilazione del Registro delle attività ditrattamento rispetto ad un sotto insieme di processi gestiti dalle istituzioniscolastiche.

Attivitàdi trattamento

Le attività di trattamento, chedevono svolgere le scuole, sono 6 e sono dettagliatamente descritte nelfile Excel denominato: “Registro dei Trattamenti_Esempio compilazione”.

Il Miur nella nota metodologicariporta esempi relativi ai seguenti processi:

GestioneIscrizioni

Le iscrizioni a scuola avvengo,dalla primaria alla secondaria, in modalità telematica, ossia online, tramiteil sito del Miur.

In riferimento alle iscrizioni, infunzione della categoria di dati trattati (ad es. le categorie particolari di datipersonali), delle finalità di trattamento (es. predisposizione dellegraduatorie, smistamento e accettazione delle domande di iscrizione vsperfezionamento dell’iscrizione), della tipologia, e della modalità ditrattamento (es. applicativo SIDI vs pacchetto locale), sono state individuatedue attività:

1. Acquisizione e gestione domande
2. Acquisizione documentazione aggiuntiva

Acquisizione e gestionedomande

Tale attività prevede laraccolta delle iscrizioni presentate on line o in modalità cartacea, oveprevisto, e la gestione delle stesse al fine di predisporre le graduatorie,accettare o smistare le domande di iscrizione  sulla base delladisponibilità di posti e dei criteri di precedenza deliberati dai singoliConsigli di Istituto.

Se la scuola utilizza lefunzioni del portale SIDI:

Se la scuolautilizza pacchetti locali:

In caso di iscrizioni in modalità cartacea:

Acquisizione documentazioneaggiuntiva

Tale attività prevede la raccoltadella documentazione (obbligatoria o facoltativa) per il perfezionamentodell’iscrizione e per la successiva gestione amministrativa dell’alunno.

Le informazioni raccolte contengonodati comuni e categorie particolari di dati personali (es. lo stato di salute,le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere). Tali dati sonotrattati in modalità cartacea e/o mediante l’utilizzo di pacchetti locali.

Il Responsabile esterno deltrattamento, ovvero la persona giuridica che tratta dati personali per contodel titolare del trattamento, è il fornitore dei sistemi informativi dellascuola.

Gestionecarriera scolastica alunni

In riferimento alla carrierascolastica degli alunni, l’attività individuata è una soltanto:

  1. Gestione dati alunni

La gestione dei dati degli alunniconsiste:

Se la scuola utilizza lefunzioni del portale SIDI:

Se la scuolautilizza pacchetti locali:

Gestionedel personale docente – contrattualizzazione

La contrattualizzazione delpersonale docente riguarda tutte le attività di trattamento di dati che sonoeffettuate dalla scuola ai fini dell’assunzione del predetto personale.

In riferimento a tale processo,sono state individuate le seguenti attività di trattamento:

1. Gestione contratto a tempoindeterminato – Personale docente
2. Gestione contratto a tempo determinato – Personale docente
3. Gestione contratto per supplenze brevi e saltuarie – Personale docente

Gestionecontratto a tempo indeterminato – Personale docente

Tale attività prevede iltrattamento di tutti dati personali funzionali al perfezionamentodell’assunzione del personale docente a tempo indeterminato, con riferimentoagli aspetti relativi al trattamento giuridico ed economico ed alla verificadel possesso dei requisiti per l’assunzione.

La suddetta attività comporta,neltrattamento dei dati personali, una contitolarità ex art. 26 del Reg. (UE)2016/679 del MIUR e della scuola.

Considerato che l’attività sisvolge tramite funzioni SIDI, il responsabile esterno del trattamento è ilfornitore del sistema informativo del MIUR.

Gestionecontratto a tempo determinato – Personale docente

Questa attività prevede iltrattamento di tutti i dati personali funzionali all’assunzione del personaledocente a tempo determinato, con riferimento agli aspetti relativi altrattamento giuridico ed economico ed alla verifica del possesso dei requisitiper l’assunzione.

Come nel caso del personale diruolo, vi è una una contitolarità ex art. 26 del Reg. (UE) 2016/679 delMIUR e dell’istituzione scolastica nel trattamento dei relativi dati personali.

Considerato che l’attività sisvolge tramite funzioni SIDI, il responsabile esterno del trattamento è ilfornitore del sistema informativo del MIUR.

Gestionecontratto per supplenze brevi e saltuarie – Personale docente

Tale attività prevede iltrattamento di tutti i dati personali funzionali all’assunzione del personaledocente per supplenze brevi e saltuarie, con riferimento agli aspetti relativial trattamento giuridico ed economico ed alla verifica del possesso deirequisiti per l’assunzione.

L’attività comporta la titolaritàesclusiva della scuola nel trattamento dei relativi dati personali, mentre ilMIUR si pone come responsabile esterno del trattamento, in quanto autoritàpubblica che, attraverso l’applicativo del portale SIDI, tratta dati personaliper conto del titolare del trattamento.

 

 



 

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