Il fondo economale delle minute spese trova puntuale disciplina nell’art. 21 del Decreto Interministeriale n. 129 del 2018 “Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche”.

Ciascuna istituzione scolastica può costituire, in sede di redazione del programma annuale, un fondo economale per le minute spese per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità necessari a garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività.

La consistenza massima del fondo economale per le minute spese, nonché la fissazione dell’importo massimo di ogni spesa minuta, da contenere comunque entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, è stabilita dal Consiglio d’istituto in sede di approvazione del programma annuale, con apposita autonoma delibera.

È sempre vietato l’uso del fondo economale per le minute spese quando si tratta di acquisti per i quali l’istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.

La costituzione e la gestione del fondo cassa devono avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari.

Si ricorda, come ribadito dall’Anac con delibera n. 556 del 31 maggio 2017, che gli obblighi di tracciabilità si articolano essenzialmente in tre adempimenti:

• utilizzo di conti correnti bancari o postali dedicati alle commesse pubbliche, anche in via non esclusiva;
• effettuazione dei movimenti finanziari relativi alle medesime commesse pubbliche esclusivamente con lo strumento del bonifico bancario o postale ovvero con altri strumenti di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni;
• indicazione negli strumenti di pagamento relativi ad ogni transazione del codice identificativo di gara (CIG) e, ove obbligatorio, del codice unico di progetto (CUP).

Come chiarito della nota n.74 del 5.1.2019 del Ministero dell’istruzione, pertanto, l’articolo 21 del D.I. 129 detta una disciplina specifica in merito alle modalità di costituzione e di gestione del fondo economale per le minute spese, recependo la normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136, e s.m.i.